Office 365 – Excel Online Tutorial


Office 365 – Excel Online Tutorial

 

  1. Pendahuluan

    Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang dapat digunakan untuk mengorganisir, menghitung, menyediakan maupun menganalisa data-data dan mempresentasikannya ke grafik atau diagram. Kemudahan lain yang diperoleh dari program ini adalah terintegrasinya program Microsoft Excel dengan program aplikasi windows yang lain. Saat anda membuka Microsoft Excel maka sebuah buku kerja (Workbook) siap digunakan yang didalamnya terdapat beberapa lembar kerja (worksheet).

    Berikut ini adalah cara membuka Excel pada office 365

    1. Buka Browser (Google Chrome/Firefox) lalu masuk ke http://portal.office.com

    2. Kemudian masukkan email dan password @redbellgroup dan maka akan masuk ke halaman Home dan pilih Excel, seperti di bawah ini:

    3. Setelah memilih menu Excel maka akan muncul seperti ini

    4. Lalu klik New Blank Workbook untuk memulai membuat dokumen

       

  2. Menu Pada Microsoft Excel

    1. Menu Bar

      Menu Bar berguna untuk menjalankan suatu perintah. Menu bar pada Microsoft Excel antara lain :

      1. File
      2. Home
      3. Insert
      4. Data
      5. View

 

  1. Formula Bar

    Formula bar berfungsi untuk memasukkan, memperbaiki, dan juga dapat menampilkan data atau rumus pada sel yang sedang aktif. Untuk memperbaiki data atau rumus adalah dengan cara mengklik atau menekan tombol F2.

     

  1. Membuat file baru, Menyimpan dan Membuka File
    1. Membuka Workbook Baru

      Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

       

  • Pilih menu File – New. Lau Klik Blank Workbook.
  • Jika ingin membuka workbook yang telah disusun dengan format tertentu bisa menggunakan tab Spreadsheet Solutions atau Bussiness Planner Template.

  • Pilih format yang diinginkan dengan mengklik pada file yang ditampilkan, dan lihat contoh tampilannya pada Preview.
  • Setelah menentukan file yang dimaksud klik OK dan lihat hasilnya!

 

  1. Menyimpan Buku Kerja (Workbook)
    1. Pilih menu File – Save As

    2. Pada kotak dialog Pilih Save As Untuk Mengcopy dokumen secara Online
    3. Atau bisa juga memilih Download a Copy untuk melakukan download document tersebut
    4. Klik Rename untuk mengganti nama dokumen
  2. Membuka File
    1. Pilih menu File – open

    2. Klik file yang ingin dibuka
    3. Bisa juga membuka dokumen excel yang ada di onedrive dengan klik More on OneDrive for Bussiness

 

  1. Formula Dasar pada Office365 – Excel

    Fungsi formula dasar adalah untuk melakukan penghitungan terhadap data yang ada di Office365 – Excel. Setiap penggunaan formula dasar, kita harus mengawalinya dengan tanda sama dengan (=). Tanda sama dengan (=) dimaksudkan untuk mengawali sebuah fungsi di Microsoft Office365 – Excel. Yang perlu diperhatikan adalah alamat dari data tersebut, jika salah mengetikkan alamatnya, maka data tersebut akan bernilai salah (#VALUE). Fungsi-fungsi dasar tersebut antara lain

    1. Aritmatika Dasar : Fungsi penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan pembagian (/).

    2. SUM: Berfungsi untuk menjumlahkan data.

      Terdapat sebuah data Barang yang terdiri dari Spidol, Penghapus, Penggaris, Pensil, dan Buku Tulis. Masing-masing barang tersebut memiliki jumlah yang tidak sama dengan barang yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari berapa jumlah barang secara keseluruhan, kita dapat menggunakan rumus SUM. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C6 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui keseluruhan jumlahnya.

 

 

  1. MIN: Berfungsi untuk mencari nilai terendah dari kumpulan data

    Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai terendah dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MIN. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai terendahnya.

     

  2. MAX: Berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dari kumpulan data

    Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai tertinggi dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MAX. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai tertingginya.

 

  1. AVERAGE: Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari kumpulan data.

    Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai rata-rata dari semua nilai adalah menggunakan fungsi AVERAGE. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai rata-ratanya.

     

    Untuk membatasi adanya angka dibelakang koma (,) , kita dapat mengaturnya di format cell dengan meng-klik kanan tepat dikolom mana yang akan kita atur. Selanjutnya pilih tab Number dan pilih Category Number. Silahkan atur dikolom Decimal Places, sesuai dengan keinginan.

     

  2. COUNT: Berfungsi untuk menghitung banyaknya data.

    Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari jumlah mahasiswa jika kita menghitung dari jumlah nilainya adalah menggunakan fungsi COUNT. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah jumlah mahasiswanya.

     

  3. CONCAT : Berfungsi untuk menggabungkan data antar kolom.

    Untuk menggabungkan data pada kolom Subjek dan Domain, maka diperlukan fungsi CONCAT untuk menggabungkannya.

 

  1. INSERT GRAFIK DAN TABEL
    1. Grafik

      Grafik biasa dipakai untuk menampilkan komposisi data secara visual, menggunakan gambar atau simbol tertentu, sehingga mempermudah pemahaman dan pengertian tentang data secara menyeluruh.

       

      Membuat grafik

      Contoh kita buatlah tabel seperti di bawah ini :

  • Pilih menu Insert

  • Lalu Chart.
  • Tentukan tipe grafik yang diinginkan. Anda dapat menggunakan Bar / Pie Chart atau tab Other Chart types jika ingin tipe yang lainnya.

  • Klik OK

 

  1. Tabel
  • Pilih menu Insert Tabel

  • Tunggu hingga muncul dialog seperti di bawah ini

 

 

  1. Pivot table

Pivot table adalah suatu tool atau fitur yang ada pada excel yang dapat user pakai untuk mengolah data yang sudah diformat dalam bentuk table. Kenapa harus table? Data yang akan user olah harus diformat table jadi tidak boleh kosong ataupun data tidak lengkap. Berikut ini adalah contohnya:

Dari gambar di atas dapat user lihat bahwa data sudah dalam bentuk tabel, jadi pivot table akan menganggap tabel itu adalah database/data yang akan diolah.

Sebelum kita ke pivot table ada beberapa syarat yang harus user lengkapi untuk data yang akan diolah. Beberapa syarat itu adalah:

  • Data harus memiliki header. Dalam contoh saya adalah customer, kategori, barang, jumlah dll
  • Data harus lengkap untuk setiap cell jika kosong lebih baik diisi 0 atau diberi tuser “-” agar hasil akurat.

Oleh karena itu, jika data user masih tidak benar maka user harus memperbaiki terlebih dahulu agar pivot table dapat bekerja dengan baik. Berikut penggunaan secara teknisnya. Kita menggunakan contoh data yang ada diatas dan akan kita olah.

Pilih Tab Insert dan tekan pivot table

 

Akan muncul Window baru dan pilih area data yang akan diolah.

Tekan OK, saat selesai akan muncul menu baru disebelah kanan dimana nama header dari setiap kolom muncul disana.

 

Pada bagian pojok kanan ada 4 kotak untuk meletakkan field/header dari kolom yang sudah tersedia. User bisa mencentang atau melakukan drag and drop.

User pilih customer dan total maka akan memunculkan rangkuman data untuk setiap customer dan jumlah total belanja yang dilakukan masing-masing customer. User sudah bisa memberikan laporan daftar customer yang berkontribusi pada perusahaan.

Jika user menambahkan kategori, user dapat menampilkan masing-masing customer dengan setiap kategori barang yang dibeli beserta dengan totalnya.

 

Jika user tidak suka format menurun user dapat mengubahnya kesamping yaitu dengan menekan tombol segitiga pada field customer, field setting, pilih tab layout & print, pilih format tabulan form.

 

User juga bisa mengubah layout menjadi kolom dan baris untuk masing-masing customer dan kategori barang seperti ini.

 

  1. Conditional formatting

Apa itu conditional formatting? Secara sederhana conditional formatting adalah memformat text atau angka pada cell jika memenuhi kriteria tertentu.

Misalkan kita punya data seperti di bawah ini.

1. Memberi Format Warna Pada Nilai Tertinggi

Kita akan memberi format cell dengan background warna hijau dan text bold pada 2 data dengan nilai sales tertinggi. Bagaimana caranya? Pertama kita blok dulu rentang data yang akan kita format. Pada contoh di atas kita akan blok dari cell B2 sampai B7. Kemudian kita klik Conditional Formatting –> New Rule –> Format Only Top or Bottom Ranked Values

Ubah nilai Top menjadi 2, nilai ini menunjukkan berapa jumlah nilai tertinggi yang akan kita format. Selanjutnya kita klik Format untuk mengubah background cell menjadi hijau dan text bold.

Pada tab Fill kita pilih warna hijau, kemudian pada tab Font kita pilih font menjadi hijau. Setelah selesai, klik OK. Selanjutnya user dapat berkreasi warna dan formatting text dan lain-lain sesuai keinginan. Hasil dari conditional formatting ini tampak seperti di bawah ini.

 

2. MEMBERI FORMAT PADA NILAI JIKA KURANG DARI NILAI TERTENTU

Sekarang kita akan memberi format pada nilai penjualan jika kurang dari 13.000. Format yang akan kita berikan adalah text berwarna merah dan miring (italic). Blok dulu rentang data dari B2 sampai B7. Kemudian klik Conditional Formatting –> Highlight Cell Rules –> Less Than

Akan muncul window seperti di bawah ini. Isi angka dengan 13000 kemudian klik Custom Format.

Pada tab font ubah menjadi italic dan color menjadi merah. Dan berikut ini adalah hasilnya.

Demikian sekilas mengenai conditional formatting, sebenarnya masih banyak penggunaannya yang lain dari fasilitas excel ini, user dapat mengexplore lebih lanjut sesuai kebutuhan.

  1. Data Sorting

Sort adalah fasilitas di Microsoft Excel untuk mengurutkan data. Menu sort ada di Ribbon Menu, tab Home, group Editing, ada di posisi paling kanan dari tab Home.

Misal ada data seperti gambar dibawah

Bagaimana cara mengurutkan data penjualan berdasarkan total gol tertinggi ke total gol terendah.

Langkah untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut:

Membuat range data yang akan diurutkan

Range yang dibuat adalah range untuk semua data bukan hanya range data total penjualan saja.Untuk kasus ini adalah range A1:B7

Klik menu Sort & Filter, kemudian pilih Custom Sort


Akan muncul dialog seperti gambar dibawah

Check My data has headers jika range data pada langkah pertama mempunyai header, jika tidak mempunyai header uncheck. Pada bagian Column menentukan kolom yang dijadikan acuan untuk mengurutkan data. Pilih kolom gol.

Pada bagian Sort On ada 4 pilihan

  • Values untuk mengurutkan data berdasarkan nilai yang ada dicell
  • Cell Color untuk mengurutkan data berdasarkan warna cell
  • Font Color untuk mengurutkan data berdasarkan warna font
  • Cell Icon untuk mengurutkan data berdasarkan cell icon

Pada bagian order ada 3 pilihan

  • Smallest to largest (Ascending)
  • Largest to smallest (Descending)
  • Custom list

Untuk kasus ini pilih Largest to smallest.

Jika masih ada kriteria lain untuk mengurutkan data maka klik add level, tambahan kriteria ini berlaku jika kriteria level pertama mempunyai data yang sama maka pengurutan data akan menggunakan kriteria level kedua.

Jika semua setting sudah selesai kemudian klik OK

Hasilnya seperti gambar dibawah

  1. Data Filtering

Sama seperti pada data sorting, bedanya disini data kita bisa filter sesuai keinginan user. Pada data yang tadi kita gunakan, kita klik filter.

Hasilnya seperti gambar dibawah



 

  1. Fungsi VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP adalah fungsi Excel yang digunakan untuk mencari dan mengambil data dari suatu tabel referensi berdasarkan nilai tertentu.

Selain menuliskan alamat tabel_array langsung pada rumus VLOOKUP seperti B5:D9 atau Sheet1!B5:B9 kita juga bisa menggantinya dengan define name atau menamai range tersebut. Caranya adalah:

  1. Blok semua data yang dijadikan sebagai tabel referensi, contohnya pada sel B5 sampai D9.
  2. Arahkan cursor ke Name Box dan ubah namanya menjadi apa saja, misal DataPenting setelah itu tekan Enter untuk mengakhirinya.

Untuk penerapannya tinggal ubah saja data tabel_array dengan define name (name box) tersebut. contoh diterapkan pada VLOOKUP beda sheet. menjadi seperti gambar berikut ini:

Dengan memanfaatkan fungsi define name ini, pemanggilan data tabel referensi jadi lebih mudah dan praktis karena bisa diterapkan di Sheet mana saja.

  1. Print Pada Excel

Pada Microsoft Excel, default nya kita akan print dokumen ke format kertas letter, sedangkan untuk kertas kita harus menggunakan format kertas A4, berikut adalah cara mengubahnya.

Klik Print – Rubah dari Letter ke A4

Maka hasil print akan sesuai dengan kertas yang ada.

Bila user ingin membuat semua dokumen ter print pada satu halaman, maka user bisa menggunakan.

Klik Print – pada bagian no scalling di rubah menjadiFit Sheet on One Page

 

Dan apabila user ingin merubah margin kertas, bentuk dokumen baik landscape atau portait, yaitu dengan:

Klik print – Page Setup – Margins

Masuk ke bagian Page bila user ingin merubah menjadi Portrait atau Landscape

Demikian Tutorial kali ini. Semoga bermanfaat.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s